El rol de un Document Controller suele ser subestimado, además de que muchos no
comprenden plenamente las responsabilidades y el impacto que tienen sus actividades
dentro de una empresa u organización. En este artículo exploraremos en detalle las
funciones esenciales de este rol y cómo su labor contribuye al éxito organizacional.
Un Document Controller está encargado de la organización de documentos, datos e
información, ya sea de proyectos o de la empresa en general. Este proceso puede
garantizar que la gestión de la documentación sea aplicada adecuadamente en todos los
departamentos de la empresa. Asimismo, implica detallar cómo deben ser creados los
documentos, su revisión y la aprobación de estos mismos.
En pocas palabras, se encarga del funcionamiento que los flujos de información
internos y externos.
Para el buen manejo de la documentación se pueden llevar a cabo los siguientes pasos:
Identificar tipos de documentos: clasificar en función de tipo y finalidad para establecer directrices claras para el manejo, almacenamiento y gestión por categoría. Este paso puede simplificar la recuperación de los documentos, reducir el riesgo de una gestión incorrecta y garantizar que el acceso a la información sea correcto de acuerdo con sus necesidades.
Establecer estándares de calidad: al definir los puntos de referencia y la calidad que se espera tener de los documentos, las empresas muestras coherencia en el contenido, formatos y la exactitud de la información. Esto no solo asegura la fiabilidad, también asegura la calidad en los documentos y reducen los posibles errores o incongruencias con los mismos.
Creación de convención de nomenclatura de documentos: las nomenclaturas facilitan la localización e identificación rápida de los documentos. En este nombramiento se puede indicar la categoría, tipo de archivo, versión, proyecto, departamento, etc.
Establecer los procesos de revisión: este garantiza que las modificaciones de un documento sean revisadas, aprobadas y documentadas adecuadamente para mantener la precisión y el cumplimiento. El uso de numeración de control permite identificar de manera más eficiente versiones recientes de los documentos, reduciendo el riesgo de manejar información obsoleta.
Control del acceso a la información: para proteger a las organizaciones del acceso y las alteraciones no autorizadas, se debe especificar quién puede ver, editar o eliminar documentos. Este control además de proteger filtraciones de datos y violaciones a normativas también fomenta la responsabilidad y trazabilidad en la gestión de los documentos.
La implementación correcta del control documental es vital en el mundo organizacional y
debe considerarse como un eje primordial para eficacia y el cumplimiento de las empresas.
Con el constante avance tecnológico, la adopción de soluciones digitales se vuelve
indispensable para mejorar la accesibilidad y la seguridad de la información. La gestión
integral de los documentos facilita la ejecución y contribuye a la agilidad organizacional. En
un entorno empresarial cada vez más digitalizado, priorizar la gestión documental es una
estrategia clave para el éxito a largo plazo de operaciones y proyectos.